GTD Getting Things Done - Methode

http://www.einfach-effektiv.de/einfuehrung-gtd-getting-things-done-david-allen-teil-1

Die 5 Schritte der GTD Getting Things Done Methode:

1. Erfassen
2. Durcharbeiten
3. Organisieren
4. Durchsehen
5. Erledigen

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Erfassen

Unser Gehirn ist nicht der Lage, zwischen wichtigen und unwichtigen Dingen zu unterscheiden. Und manchmal geht es uns dann so, wie einem Computer, bei dem zu viele Programme gleichzeitig geöffnet sind. Zuerst wird er immer langsamer und irgendwann stürzt er ab. Um unser Gehirn zu entlasten, hilft nur eins:

Alle Dinge, die wir erledigen wollen oder müssen, müssen raus aus unserem Kopf.

Dazu dient der erste Arbeitsschritt von GTD: das Erfassen.

Wir beginnen damit, alle Aufgaben (Tasks), die noch nicht erledigt sind, aufzuschreiben. Du erfasst also diese Tasks in einer To-Do-Liste. Dabei ist es völlig egal, ob du das mit Bleistift und Papier oder in einer elektronischen App tust. Wichtig ist nur, dass es sich um ein “vertrauenswürdiges System” handelt. Was meint Allen mit ”vertrauenswürdig”? Er meint damit, dass das System absolut zuverlässig sein muss. Das ist aber nur gegeben, wenn bestimmte Voraussetzungen gegeben sind.

Wann ist dein GTD-System vertrauenswürdig?

1. das GTD-System muss immer im Zugriff sein
2. im GTD-System darf nichts verloren gehen
3. das GTD-System muss vollständig sein

Zu 1. Das GTD-System muss immer im Zugriff sein

Soll heißen, du musst es IMMER dabei haben. Sobald der permanente Zugriff nicht gewährleistet ist, würde sich dein Kopf wieder mit unnützem Zeugs füllen. Wie oben bereits erwähnt, spielt es keine Rolle, ob du Papier oder elektronische Helferlein dafür nutzt.
Ich persönlich bevorzuge elektronische Apps, weil ich entweder mein Smartphone dabei habe oder am PC über die Cloud arbeiten kann. Somit ist mein System für mich immer verfügbar.

Zu 2. Im GTD-System darf nichts verloren gehen

Das, was du deinem System anvertraust, musst du dort auch wiederfinden können. Wenn du beispielsweise anstelle eines festen Notizbuches eine Kladde mit losen Blättern und Post-It-Etiketten verwendest, bestünde die Gefahr, dass du ein paar von den losen Zetteln verlierst. Daher rate ich dir von losen Blättern ab. Auch manche Apps halten nicht das, was sie versprechen. Was nützt dir eine App, die dich nicht an wichtige Termine erinnert oder Erinnerungen nur dann funktionieren, wenn du online bist?

Zu 3. Das GTD-System muss vollständig sein

Es ist zwingend erforderlich, dass du IMMER ALLE Aufgaben in dein GTD-System einträgst. Sonst vergisst du wieder etwas oder dein Kopf füllt sich wieder.

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In der heutigen Ausgabe widmen wir uns dem zweiten Arbeitsschritt der GTD Methode, dem Durcharbeiten.

 Durcharbeiten

 Hast du alle deine Aufgaben erfasst und aufgeschrieben?

Sehr gut!

 Jetzt kommen meine Fragen an dich:

 wo hast du diese Aufgaben oder Tasks erfasst?

• hast du die Tasks auf einzelne gelbe Zettel notiert und in ein Eingangskörbchen auf deinem Schreibtisch gelegt?
• in eine App eingetragen?
• in einem Notizbuch erfasst?
• liegt die Notiz vielleicht als E-Mail in einem oder mehreren E-Mail-Postfächern vor?

 Bevor wir wirklich dazu kommen, unsere Aufgaben durchzuarbeiten, möchte ich dich darum bitten, dir noch ein paar Gedanken zu deinen Eingangskörbenzu machen. Wahrscheinlich hast du, neben den oben genannten Eingangskörben noch weitere bei dir entdeckt? Bekommst du z. B. auch noch Tasks über die verschiedensten Sozialen Netzwerke (Facebook, Twitter, XING usw.)?

 Bei der GTD Methode gilt der Grundsatz:  Benutze so wenig Eingangskörbe wie möglich.

Dabei ist es völlig egal, ob es sich um physische oder digitale Körbe handelt. Wie du am besten deine Postfächer konsolidierst, habe ich dir schon in meinem Blogartikel Zero Inbox – 7 Tipps für einen leeren Posteingang gezeigt.

 Wie immer gilt: weniger ist mehr.

 Enführung GTD Getting Things Done – David Allen (Teil 2)

So, jetzt geht´s aber wirklich ans Durcharbeiten. Ran an die noch verbliebenen Eingangskörbe.

Mit „Durcharbeiten“ mein David Allen, dass du der Reihe nach ALLE Eingangskörbe durch gehst und jedes Ding, jede Notiz, jedes Dokument usw. in die Hand nimmst und eine Entscheidung triffst, was damit zu tun ist.
dabei gelten diese beiden eisernen Grundsätze:

• Du nimmst jedes Ding nur 1x in die Hand
• Du legst kein Ding wieder zurück

 Worum geht es überhaupt?

Die Frage klingt zunächst einmal etwas blöd, ist sie aber nicht. Und du wirst merken, dass sie manchmal gar nicht so spontan zu beantworten ist. Du musst schon ein wenig nachdenken und gerade das ist der Sinn. Du sollst bei dem ganzen Zeugs, was sich in deinen Eingangskörben befindet, nämlich darüber nachdenken, um was es sich handelt.

Da findet sich z.B.

• diverse Telefonnotizen
• ein Flyer vom Pizza Service auf dem Korb auf deinem Schreibtisch
• eine E-Mail von deinem Boss mit irgendwas wie “…Monatsstatistik Mai…” im Betreff
• alte Rechnungen, von denen du im Moment nicht weißt, ob die privater oder geschäftlicher Natur sind
• und und und

  Handelt es sich dabei etwa um

• eine Idee?
• sInd es Rechnungen, die noch offen sind und bezahlt werden müssen?
• einen neuen Task oder eine neue Aufgabe?
• Referenzmaterial für spätere Projekte?
• oder um was handelt es sich sonst?

  Bei all dem Zeugs gilt es nun herauszufinden, ob in der Sache oder mit dem Ding etwas zu tun ist. Die Antwort auf diese Frage kann nur JA oder Nein lauten.

 NEIN

 Lautet die Antwort NEIN, dann gibt es genau drei Möglichkeiten:

 es handelt sich um Müll und wird nicht mehr gebraucht

• zur Zeit ist keine Handlung notwendig, dass könnte sich aber zu einem späteren Zeitpunkt ändern (Entwicklung abwarten)
• das Ding enthält Informationen, die dir später eventuell nützlich sein könnten (speichern/aufbewahren)

  JA

 Lautet die Antwort JA, dann stell dir für jedes Ding diese beiden Fragen:

 handelt es sich um ein Projekt?

• was ist als nächstes zu tun?

 Falls du den Begriff Projekt und seine ziemlich komplizierte Definition evtl. schon aus deinem beruflichen Umfeld kennst, vergiss es. GTD ist ein Selbstmanagement für den Alltag und sieht das Ganze viel pragmatischer.

In GTD unterscheidet man nur zwischen

• Handlung
• Projekt

 Sobald du mehr als eine Handlung benötigst, um das von dir gewünschte Ergebnis zu erreichen, spricht GTD von einem Projekt (also mindestens 2 Handlungen).

 Beispiele:

 Gewünschtes Ergebnis: Gereinigte Innenscheiben deines Autos

1 notwendige Handlung:

• Du gehst, bewaffnet mit Zewa und Scheibenklar, in die Garage und reinigst die Innenscheiben

 Gewünschtes Ergebnis:  Durchgeführte Jahreswartung an deinem Auto durch Vertragswerkstatt

3 notwendige Handlungen:

• Telefonnummer der Vertragswerkstatt heraussuchen
• Werkstatt anrufen und Termin vereinbaren
• am vereinbarten Termin zur Werkstatt fahren und Wartung durchführen lassen

Da hier drei Handlungen (also mehr als eine) erfoderlich sind, spricht GTD in diesem Fall von einem Projekt.

 Warum ist diese Unterscheidung so wichtig?

• wenn nur eine Handlung erforderlich ist, müssen wir diese Aufgabe einfach nur erledigen
• wenn mehrere Handlungen (Aufgaben) erforderlich sind, musst du dir Gedanken über die Reihenfolge machen.

 1 notwendige Handlung schreiben wir als Task in unsere To-Doliste

 Handelt es sich um ein Projekt, notieren wir dieTasks ebenfalls dort, legen aber quasi noch eine Projektklammer drum herum.

 Task: Gereinigte Innenscheiben am Auto

 Projekt: Durchgeführte Jahreswartung durch Werkstatt

• • Telefonnummer der Vertragswerkstatt heraussuchen
  • Werkstatt anrufen und Termin vereinbaren
  • am vereinbarten Termin zur Werkstatt fahren und Wartung durchführen lassen

 Der nächste Schritt

 Bei jedem Task bzw. Projekt überlegen wir uns: was ist der nächste Schritt?

 Wir haben drei Optionen:

 Erledigen

• Delegieren
• Verschieben

 Erledigen

Wenn das Erledigen nicht länger als 2  Minuten dauert, erledige es sofort. Sonst verbringst du mehr Zeit mit dem Führen deiner To-Do-Liste als nötig. Das wäre unproduktiv. Ich persönlich halte diese 2 Minuten-Regel für etwas sehr knapp. Ich habe entschieden, dass ich dieses Limit für mich auf 3-5 Minuten erweitere. Mehr als 5 Minuten würde ich jedoch nicht empfehlen.

Delegieren
Wann immer es geht, vermeide es, etwas selbst zu tun  . Versuche stattdessen, Aufgaben zu delegieren. Wenn du Chef bist, funktioniert das wunderbar. Bist du angestellt oder Solo-Unternehmer, dann wird´s schwieriger, aber nicht unmöglich. Es funktioniert öfter, als du denkst. Mach´dir mal ein paar Gedanken hierzu. Als Angestellter könntest du z.B. einen Kollegen um Hilfe bitten – eine Hand  wäscht die andere. Als Solopreneur kannst du Aufgaben outsourcen. Das ist nicht nur etwas für große Unternehmen. Ich mache das zum Beispiel mit meiner Buchhaltung so.

 Verschieben

Wenn eine Handlung länger als 2 Minuten dauert, solltest du die Erledigung verschieben und den nächsten Schritt in deine To-Do-Liste eintragen bzw. dort markieren. Achtung: Verschieben bedeutet nicht aufschieben oder Prokrastinieren!

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Organisieren – eine Handlung ist erforderlich

Wenn eine Handlung erforderlich ist, unterscheidet GTD zwischen

• Terminen
• Aufgaben
• Projekten

 Termine

Termin gehören in den Terminkalender. Hier kommt alles rein, was

• zu einer definierten/vorbestimmten Uhrzeit fällig ist
• an einem bestimmten Datum fällig ist
• als Information an einem spezifischen Kalendertag wichtig ist.

Was in den Kalender nicht hineingehört, sind normale Aufgaben. Aufgaben kommen – wer hätte es gedacht? – immer auf die Aufgabenliste (egal ob analog oder digital). Das ist leider ein Punkt, der häufig falsch gemacht wird. Aufgaben und Termine sind strikt zu trennen.

Aber, wie so oft im Leben gibt es auch hier eine Ausnahme. Wenn eine bestimmte Handlung von einer ganz bestimmten Zeit oder einem Datum abhängig ist, so wird diese Aufgabe doch in den Kalender eingetragen.

 Ein Beispiel:

Wenn du dein Auto nach dem Umzug ummelden möchtest und das Amt immer nur Donnerstag zwischen 16:00 – 18:00 Uhr verlängerte  Öffnungszeiten für Berufstätige anbietet, solltest du die Aufgabe “umgemeldetes Auto” für Donnerstag 16:00 Uhr in deinen Kalender eintragen.

 Noch eine Bemerkung zu dem Eintragen von Aufgaben in deine Todo-Liste. Ich wurde nach dem Teil 2 meiner Einführung in GTD mehrfach angesprochen, dass ich meine Aufgaben, sagen wir mal  “etwas seltsam” beschrieben habe.

Was meine ich damit? Dies waren meine Beispiel-Aufgaben:

• Gewünschtes Ergebnis: Gereinigte Innenscheiben deines Autos
• Gewünschtes Ergebnis: Durchgeführte Jahreswartung an deinem Auto durch Vertragswerkstatt
• Gewünschtes Ergebnis: Umgemeldetes Auto

Wobei ich die Worte “Gewünschtes Ergebnis” nur zur Verdeutlichung in diesem Blog verwende, nicht jedoch in meiner Todo-Liste.

 Die meisten Menschen hätten die Aufgaben anders notiert. Ungefähr so:

• Auto-Innenscheiben reinigen
• Jahreswartung durchführen lassen
• Auto ummelden

So habe ich es früher auch gemacht und falle auch manchmal in alte Gewohnheiten zurück, merke es dann aber meistens früh genug, um es zu korrigieren.

 Du fragst dich nun, wo der Unterschied ist?

 Um nach der GTD Methode zu arbeiten, solltest du dir angewöhnen, “das Ende vorweg zu nehmen” – wie David Allen es ausdrückt. Wenn du dir also schon zu Beginn Gedanken darüber machst, wie das gewünschte Ergebnis deiner Handlungen aussehen soll, verhilft dir das zu einer klaren Vorstellung, was dein eigentliches Ziel ist.

 Dein Ziel ist es nämlich nicht, die Autoscheiben zu reinigen – also die Reinigungstätigkeit als solche durchzuführen, sondern du möchtest klare, saubere Scheiben haben.

Möglicherweise wird es an einem anderen Beispiel noch deutlicher:

• Ziel 1: Flughafen in Berlin bauen
• Ziel 2: Termingerecht fertig gestellter Flughafen in Berlin, der pro Jahr zehn Millionen Fluggäste abfertigt und die neuesten Sicherheitsstandards erfüllt
• Ziel 3: eBook schreiben
• Ziel 4: 10.000 verkaufte Exemplare des neu erstellten eBooks zum Thema Hunderassen in 2016

Ich hoffe bei den Beispielen 1 und 3 wird deutlich, dass die Ziele hier zu schwammig sind. Wenn wir uns dagegen das 4. Beispiel anschauen, sehen wir, dass man sich bei diesem Ziel weit mehr Gedanken gemacht hat, als nur über das reine Schreiben eines eBooks.

Wenn du das Ziel “10.000 verkaufte Exemplare des neu erstellten eBooks zum Thema Hunderassen in 2016” in die Mitte eines Mindmaps schreibst, dann werden nach kürzester Zeit deine Ideen nur so sprudeln.

• Du brauchst ein ansprechendes Cover für die Vermarktung.
• Du musst eine Marketingstrategie entwickeln.
• Du musst dich um Kooperationspartner kümmern.
• Du  musst dich um einen aussagekräftigen Titel kümmern
• Du musst passende Blogartikel dazu verfassen
• Du musst Keyword-Recherche betreiben, damit du von Google gut gefunden wirst
• usw.

 Wie du siehst, willst du nicht nur ein eBook schreiben und auf deiner Festplatte speichern, ohne dass irgend jemand außer dir das Buch lesen kann, sondern du möchtest mehr. Und wenn du dir nun deine Todo-Liste noch einmal durchliest, dir dabei ein wenig Zeit nimmst und pro Aufgabe das jeweils gewünschte “Ende vorweg nimmst”, wirst du wahrscheinlich feststellen, dass du fast immer mehr möchtest, als du dir zuvor notiert hast.

Komisch, ich schweife doch immer wieder etwas ab 

 Wo waren wir stehen geblieben?

Ach ja, wir halten nochmals fest:

• Termine gehören in den Kalender
• Aufgaben kommen immer in die Todo-Liste (außer sie sind von einem Termin abhängig)

 Aufgaben

Wenn die Erledigung nicht länger als 2 Minuten dauert, empfiehlt GTD, die Aufgabe sofort zu erledigen, um mit dem Aufschreiben nicht länger beschäftigt zu sein, als mit der Erledigung der notwendigen Handlung.
Dauert die Erledigung länger, schreibst du sie in deine Todo-Liste. Ich spreche hier in meiner Einführung immer von DER Todo-Liste. Das ist eigentlich nicht so ganz GTD-konform. GTD kennt nämlich viele Listen.

 Diese Listen sind nach so genannten Kontexten geordnet und nicht nach Prioritäten (wie z.B. bei der Eisenhower-Matrix oder der ABC-Methode). Für GTD sind alle unsere Aufgaben gleich wichtig. GTD orientiert sich damit an der Art und Weise, wie unser Gehirn mit den Aufgaben umgeht. Wenn du nachts wach liegst, weil dir tausend Dinge durch den Kopf gehen, hast du sicher schon festgestellt, das es sich dabei um die wichtigsten und unwichtigsten Dinge handelt. Unser Gehirn unterscheidet nicht. Ebenso wenig wie die GTD Methode.

 Stattdessen werden hier die Aufgaben nach Kontexten geordnet, wie z. B.

• @ Büro
• @ zu Hause
• @ Telefon
• @ Computer
• @ Besorgung/Einkauf
• @ Warten auf
• @ Vielleicht/irgendwann

Zum Kennzeichen eines Kontextes hat es sich eingebürgert, das @-Zeichen zu benutzen.

Bei der Wahl der Kontexte bist du relativ frei. Wähle sie so, dass sie zu deiner Arbeitsweise und deinen Präferenzen passen. Wahrscheinlich hat man vor fast 15 Jahren, als das GTD System das Licht der Welt erblickte, noch wesentlich mehr Kontexte benötigt als im Zeitalter der Smartphones.

Die Erledigung von manchen Aufgaben ist zwar immer noch orts- bzw. kontextgebunden, aber längst nicht mehr in dem Maße wie damals. Mit dem Smartphone hast du häufig dein zu Hause, dein Büro, dein Telefon, deinen Computer, deinen Einkauf (z.B. in Form von Amazon oder Ebay) in der Tasche.

Dennoch machen die Kontexte auch heute noch Sinn. Sie können dir beispielsweise dabei helfen, ähnliche Aufgaben im Block abzuarbeiten.

Wenn du gleichartige Aufgaben in Blöcken abarbeitest sparst du eine Menge Zeit.

 Wie du vielleicht gemerkt hast, gibt es drei Arten von Kontexten:

• Orte (zu Hause, Büro, Besorgung ist letztlich auch meist mit einer Örtlichkeit z.B. einem Baumarkt verbunden)
• Ressourcen (Computer, Telefon etc.)
• Sonderkontexte (Warten auf, Vielleicht/Irgendwann)

Ich denke, Orte und Ressourcen brauche ich nicht näher zu erläutern, auf die Sonderkontexte gehe ich aber noch kurz ein.

 Der “Warten auf”-Kontext

Der “Warten auf”-Kontext bezieht sich auf Aufgaben, deren nächster Schritt von dir noch nicht in Angriff genommen werden kann, weil jemand Externes erst tätig werden muss, damit du weiterkommst.

 Beispiel:

Ich hatte einen örtlichen Notar beauftragt, für mich eine Vorsorgevollmacht zu erstellen. Der nächste Schritt wäre, dass ich diesen Entwurf prüfe und dem Notar meine Änderungswünsche mitteile. Allerdings lag dieser Task bei mir ca. sechs Wochen lang im Kontext “Warten auf” , weil der Notar wohl etwas überlastet war.

Der “ Irgendwann/Vielleicht Später”-Kontext

Das ist eine Art Sammelbox für Ideen, Wünsche und Träume, die du hast. Es sind Aufgaben oder Projekte, die du – wie der Name schon sagt – vieleicht irgendwann einmal aktiv angehen möchtest oder auch nicht.

Beispiele hierfür wären:

• ein Link zu einem Blogartikel, den du später vielleicht einmal lesen möchtest
• der Task: Informationen sammeln zu deinem Traumurlaubsziel
• den Segelschein machen

 Ein Nachteil, den es früher bei der GTD Methode gab, ist durch die fortschreitende Digitalisierung unserer Welt mehr oder weniger verschwunden: Früher brauchtest du für jeden Kontext eine Liste, was die Methode an sich schon wieder in Frage stellte, weil du schon einen eigenen Ordner bzw. Ablagemappe nur für deine Listen brauchtest.

Heutzutage kannst du fast jede App so anpassen, dass sie GTD-tauglich ist. Am Ende meiner GTD-Serie werde ich dir passende Todo-Apps vorstellen.

Nachdem wir nun Termine und Aufgaben besprochen haben, kommen wir nun noch zu den Projekten.

 Projekte

Wie bereits oben erwähnt mussten wir früher – zu analogen “Papier”-Zeiten – auch für Projekte eine Liste führen. Diese diente quasi als Inhaltsverzeichnis für jedes einzelne Projekt, für das dann nochmal eine separate Liste geführt wurde, in der alle zugehörigen Aufgaben und Tasks eingetragen wurden.

Das war früher.
Im digitalen Zeitalter tragen wir diese Projekte wieder nur als eine Art Klammer in unsere Todo-App ein und schreiben die Aufgaben darunter. Nochmal mein Hinweis: am Ende meiner GTD-Serie gehe ich speziell auf Software und  Apps ein. Bitte hab´  noch ein wenig Geduld.

 Nun haben wir den Fall „Handlung erforderlich“ abgehandelt und was ist, wenn gar keine Handlungen erforderlich sind?

 Organisieren – es ist keine Handllung erforderlich

 Wenn keine Handlung erforderlich ist, haben wir drei Optionen:

• es handelt sich um Müll
• Entwicklung abwarten
• Referenzmaterial

 Na klar, wenn´s Müll ist, wirf´ weg das Zeug und belaste dich nicht weiter damit. Mehr gibt´s dazu eigentlich nicht zu sagen. Warum tun wir uns damit häufig so unglaublich schwer?

Wenn du dich nicht traust, etwas weg zu werfen, dann habe ich noch folgenden Tipp für dich.

 Nimm´dir eine Kiste wie z.B. eine Umzugskarton und beschrifte ihn mit:

• dem heutigen Datum
• dem Schriftzug : “WEICHEI-Box”

 In diese “WEICHEI-Box” legst du nun alle Dinge hinein, bei denen du es nicht schaffst, sie sofort weg zu werfen.

• Genau nach einem Monat (das Datum steht ja auf der Box) nimmst du dir die Kiste wieder vor und entscheidest erneut.
• Du legst KEINE zweite Box an! Wenn du andere Dinge hinein tun möchtest, musst du zuerst Sachen aus der “WEICHEI-Box”  entsorgen.
• Du hast in deinem Leben schon viel wichtigere Entscheidungen getroffen, warum bist du hier ein WEICHEI?

 Entwicklung abwarten

Es gibt immer wieder Dinge, Aufgaben und Informationen, für die zur Zeit noch keine Handlung erforderlich ist. Es könnte aber sein, dass  dies später der Fall sein wird.

 Beispiel:

Du hast eventuell Rabatt-Gutscheine für spezielle Online-Seminare oder Trainings erhalten, weißt aber noch nicht, ob du überhaupt an diesem Seminar teilnehmen möchtest. Die Gutscheine sind aber nur 14 Tage gültig.

Solche Dinge sind etwas für deine Wiedervorlage. Solltest du dich nämlich entscheiden, dass dieses Seminar doch etwas für dich ist, weil es dich beruflich weiterbringen würde, dann wäre es doch schade, wenn der Gutschein breits verfallen ist. Ab in die Wiedervorlage damit und lass dich in 13 Tagen daran per App automatisch erinnern.
Während also der Kontext “ Vielleicht/irgendwann” zeitlich unbegrenzt ist, handelt es sich bei Entwicklung abwarten eher um Dinge und Aufgaben, die ein “Verfallsdatum” besitzen.

 Und last but not least das Referenzmaterial.

Referenzmaterial

Mit Referenzmaterial ist alles Mögliche an Info-Material gemeint, das du auf Dauer im Zugriff haben möchtest. GTD unterscheidet zwei Arten

 Allgemeines Referenzmaterial (Allgemeine Infos)

• Projektbezogenes Referenzmaterial (Infos für ein bestimmtes Projekt)

Für mein  Referenzmaterial und mein (fast) papierloses Büro benutze ich seit 2012 die App Evernote. Gerade, wenn man viel unterwegs ist, ist es ein unschätzbarer Vorteil:

• auf jedem Gerät (Web-App, Smartphone, PC, Mac)
• an jedem Ort (online/offline)

 Zugriff auf seine Informationen und Dokumente zu haben – sogar mit Volltextsuche. Zum papierlosen Büro und ganz speziell Evernote wird es in absehbarer Zeit einen Artikel von mir geben. Ich möchte euch aber auch den Video-Kurs meines Kollegen Thomas Mangold nicht vorenthalten Evernote-Video-Kurs [*]. Schau´ ihn dir doch mal unverbindlich an. Ich habe ihn mir selbst geholt und tatsächlich noch Einiges dazu lernen können.

So, das war´s auch schon wieder für heute mit meiner Einführung Getting Things Done Teil 3.

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Kommen wir nun zu Schritt 4 im GTD-Workflow:

• Durchsehen

 In dieser Folge geht es darum, was du wann und wie oft durchsehen solltest.

Grundsätzlich gilt: So oft wie möglich bzw. nötig.

Natürlich darf die Durchsicht nicht zum Selbstzweck werden, muss aber dennoch so oft geschehen, dass du z.B. keinen Termin verpasst.

Ich weiß, das hilft dir jetzt nicht wirklich weiter.

 Meine Minimum-Empfehlung für Durchsichtsintervalle:

• 1x Durchsicht abends
• 2x Durchsicht tagsüber
• 1x Durchsicht wöchentlich

 In Summe heißt das:

• 3x pro Tag
• 1x pro Woche

 Die abendliche Durchsicht

Wir haben gemeinsam festgestellt, wie wichtig es für dein Wohlbefinden ist, den Kopf frei zu bekommen. Aus diesem Grunde schreibst du ja alles auf. Damit das weiterhin so bleibt, empfehle ich dir die abendliche Durchsicht. Wobei ich mit abendlich wirklich abends und nicht nachts meine. Wie wäre es z.B. vor dem Abendessen? Dann hast du nach der Durchsicht mit dem Tag abgeschlossen und kannst ganz in Ruhe deinen Feierabend genießen.

Was solltest du abends durchsehen?

• Terminkalender
• Todo-Liste

Mein Vorschlag: Wenn du nach der Heimfahrt von der Arbeit zu Hause angekommen bist, schnappst du dir am besten gleich deinen Terminkalender und deine Todo-Liste.

 Die abendliche bzw. tägliche Durchsicht des Terminkalenders

Im Terminkalender gehst du die Termine durch, die am morgigen Tag anstehen und

• überlegst dir, ob du alles für die Termine vorbereitet hast (falls nicht musst du dies ggf. noch nachholen)
• packst schon mal die Reisetasche, falls es sich um einen Auswärtstermin handelt (ich nutze dafür Checklisten in Evernote)
• planst z.B. die Route zum Ziel deines Meetings (damit du den Stress für die Anreise minimierst, weil du abschätzen kannst, wieviel Zeit die Anreise in Anspruch nimmt)

  Bevor es mit GTD weitergeht: Ein kleiner Exkurs zu Apps und Terminen

 In Normalfall lasse ich mich per App für jeden Termin 3x erinnern. Dadurch bin ich immer

• gut vorbereitet
• verpasse ich keinen Termin
• und bin pünktlich.

 Dies sind alles wichtige Kriterien, die meine Kunden im IT-Projektgeschäft sehr zu schätzen wissen. Damit verschaffe ich mir gegenüber meinen Mitbewerbern meist einige Pluspunkte und werde bei neuen Aufträgen gerne wieder angefragt. Dabei ist es eigentlich eine ganz einfache Sache. Ich tippe aber mal, dass du auch Leute kennst, die oft zu spät und unvorbereitet zu Meetings oder Verabredungen erscheinen, oder?

 Ich benutze folgende drei Erinnerungsintervalle in meiner App:

• 1.Erinnerung: 1 Tag vor dem Termin
• 2. Erinnerung: 60 Minuten vor dem Termin
• 3. Erinnerung: 10 Minuten vor dem Termin

 1. Erinnerung 1 Tag vor dem Termin

An Termine lasse ich mich per App erstmalig immer schon einen ganzen Tag vorher erinnern. Damit vermeide ich hausgemachten Stress und habe noch genügend Zeit, mich beispielsweise auf Meetings gut vorzubereiten. Ich überprüfe die Hotelbuchung, die Eintrittskarten usw. auf Vollständigkeit. Falls etwas fehlt, habe ich noch einen ganzen Tag Zeit, um proaktiv zu handeln.

 2. Erinnerung 60 Minuten vor dem Termin

Da man tagsüber nicht ständig in den Kalender schauen kann, schließlich muss man zwischendurch auch mal etwas erledigen  bekomme ich die zweite Benachrichtigung 1 Stunde vor dem eigentlichen Termin. Das bietet Gelegenheit z. B. die Projektmappe und das Notebook-Netzteil für das Meeting bereit zulegen. Wenn man selbst Gastgeber des Meetings ist, kann man eventuell den Beamer, den Pointer und die WLAN-Verbindung schon mal testen (die WLAN-Verbindung kann in großen Unternehmen – für externe Mitarbeiter wie mich – wirklich eine Herausforderung sein).

Natürlich muss nicht jedes Meeting akribisch vorbereitet werden. Dies hängt u. a. vom Teilnehmerkreis oder dem Veranstaltungsort ab.

• Ist es eine Besprechung mit dem Vorstand oder dem eigenen Team?
• Bist du das erste Mal in einem fremden Unternehmen oder nutzt du die Besprechungsräume regelmäßig und kennst die Technik?

 3. Erinnerung 10 Minuten vor dem Termin

10 Minuten vor dem Termin wird´s ernst. Jetzt heißt es, alle anderen begonnen Arbeiten zu beenden und Dateien speichern, damit nichts verloren geht. Dann geht es ab zum Besprechungsraum oder noch schnell zur Toilette und ein Glas Wasser holen, damit danach das SKYPE-Interview für den Podcast ungestört aufgenommen werden kann.

Nicht alle Apps lassen eine dreimalige Erinnerung automatisiert zu. Das sollte dich nicht von einer App abschrecken. Dann stellst du die Erinnerungsfunktion halt manuell ein. Der minimale Aufwand rechtfertigt in meinen Augen den Nutzen, den du daraus ziehst.

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 Soviel zum Terminkalender bei der abendlichen bzw. täglichen Durchsicht.

Nun zur Todo-Liste.

 Die abendliche bzw. tägliche Durchsicht der Todo-Liste

Abends sehe ich neben dem Terminkalender auch meine Todo-Liste durch. In deiner Todo-Liste befinden sich deine Projekte und Aufgaben, jeweils geordnet nach „Nächsten Schritten“ und Kontexten (also @Büro, @Computer, @Einkauf usw.).

Auch hier frage ich mich:

• gibt es etwas zu beachten
• oder etwas vorzubereiten?

 Die abendliche bzw. tägliche Durchsicht zusammengefasst:

In der abendlichen bzw. täglichen Durchsicht verschaffe ich mir also einen Überblick über das, was an Aufgaben, Terminen und Projekten in dieser Woche meiner Aufmerksamkeit bedarf. Wobei ich mich abends nur auf die nächsten 24 Stunden konzentriere.

Je mehr ich mich aktiv durch Apps erinnern lasse, desto kleiner kann ich das Intervall für die täglichen manuellen Durchsichten wählen. Durch ausprobieren findest du das richtige Maß an Erinnerungen für dich persönlich.

 Aber Achtung: produziere keinen Erinnerungsoverkill.

 Die wöchentliche Durchsicht

In seinem Buch sagt Allen, dass er die wöchentliche Durchsicht für einen kritischen Erfolgsfaktor hält. Allen sammelte Feedback u. a. von seinen Seminar-Teilnehmern, seinen Coachees oder aus Leserbriefen und Interviews. Immer wieder hätten ihm Menschen berichtet, wie wichtig die wöchentliche Durchsicht für ihre persönliche Produktivität und Zeit-Souveränität sei.

 Die wöchentliche Durchsicht ist so etwas wie die schwäbische Kehrwoche.

 Wahrscheinlich geht es dir ebenso, wie den meisten von uns. Unterhalb der Woche prasseln immer wieder neue Aufgaben und Verpflichtungen auf dich ein. Du schaffst es gerade so, das meiste von dem neuen Zeug zu erfassen, aber leider nicht alles. Am Ende der Woche hast du wieder ungelesene Emails, einen kleinen Haufen Papier in deinem Eingangskorb und das unbestimmte Bauchgefühl, etwas nicht bedacht zu haben – kurzum, es herrscht ein wenig Unordnung in deinem Ordnungssystem.

 Bei der wöchentlichen Durchsicht geht es nun darum

• die Ordnung wieder herzustellen
• dafür zu sorgen, dass aus dem Haufen kein Stapel wird
• dass dein Posteingang wieder leer wird. Stichwort: Inbox Zero
• dass du alle offenen Aufgaben und Projekte in deine Todo-Liste einträgst bzw. vervollständigst
• dass du also wieder den kompletten Überblick bekommst

 Verzichtest du auf den regelmäßigen Wochenrückblick, wirst du auf Dauer wieder langsam ins Chaos gleiten und dein Kopf wird zu Recht das Gefühl haben, dass dein Ordnungssystem nicht mehr vertrauenswürdig ist – wie Allen es ausdrückt.

Fazit:

Wenn du dir angewöhnst, diese Kehrwoche regelmäßig 1x pro Woche anzuwenden, wird dir diese Vorgehensweise in Fleisch und Blut übergehen.

Die Vorteile dabei:

• du behältst den Überblick über deine Projekte
• es bilden sich keine neuen Stapel

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Heute kommen wir zu Schritt 5 im GTD-Workflow:

• Erledigen

 Auf der Basis deiner To-Do-Liste musst du entscheiden, was du wann tun möchtest.

David Allen gibt dir mit seiner GTD-Methode drei Modelle an die Hand, auf deren Basis du diese Entscheidungen treffen kannst bzw. solltest:

• 1. Modell: 4 Kriterien für die Entscheidung, was genau JETZT zu tun ist
• 2. Modell: 3 Schritte für die Einschätzung deiner täglichen Arbeit
• 3. Modell: 6 Ebenen für den Cross-Check des eigenen Handelns im Hinblick auf deine Ziele

 1. Modell: : 4 Kriterien für die Entscheidung, was genau JETZT zu tun ist

Über welche Kriterien sprechen wir hier? Das sind im Einzelnen:

• Kontext
• verfügbare Zeit
• verfügbare Energie
• Priorität

 Kontext

Über Kontexte hatten wir zu Beginn meiner Einführungsreihe zu GTD schon gesprochen. Üblicherweise stellt man beim Notieren der Next Steps oder „Nächsten Schritte“ der Aufgabe ein @-Zeichen vorweg, z.B.:

    @Home

• @Büro
• @Computer
• @Phone

 Wir hatten ebenfalls schon in einer früheren Folge festgestellt, dass sich in den fast 15 Jahren nach Erscheinen des GTD-Buches einiges in unserem Leben verändert hat. Da wir mit unserem SMART-Phone und Tablet quasi unser Büro, unseren Computer und unser Telefon sowieso, immer dabei haben, hat die Bedeutung des Kontextes natürlich abgenommen. Viele Dinge können wir an (fast) jedem Ort der Welt erledigen.

Dennoch gibt es immer einiges, was auch weiterhin kontextbezogen behandelt werden muss.

Beispielsweise:

• ein Protokoll während eines Präsenzmeetings führen
• das Auto zum TÜV in die Werkstatt bringen
• das Telefonat führen, wenn das Mobilfunk-Netz wieder verfügbar ist

Manche Aufgaben sind von einem Kontext abhängig und wir können oder wir sollten sie in diesem Kontext erledigen. Beispielsweise dann, wenn ich Aufgaben im Stapel abarbeiten möchte und mir für die Bearbeitung der E-Mails ein 30- Minuten- Zeitfenster reserviert habe.

 Verfügbare Zeit

Das GTD-System ist eines der wenigen Selbstmanagement-Systeme, die lobenswerterweise auch deine verfügbare Zeit und deine verfügbare Energie berücksichtigen. Und in dieser Zeit stehen dir unterschiedlich große Zeitfenster zur Verfügung, weil dein Tag wahrscheinlich zu großen Teilen auch fremdbestimmt ist. Zum Beispiel werden dir eventuell Termine für Meetings vorgegeben. Es gilt also, die Zeit zwischen deinen Terminen effizient zu nutzen.

 Verfügbare Energie

Deine verfügbare Energie ist natürlich ein wichtiger Faktor für deine Produktivität. Viele Zeitmanagement Methoden scheinen davon auszugehen, dass du über unendlich viel Energie verfügst. Hier ist GTD auch eher wieder die Ausnahme.

 Auch ich berücksichtige bei meiner Tagesplanung meine vorhandene Energie. Ich habe mir angewöhnt, nach meinem eigenen Biorhythmus zu arbeiten.

 Das ist mein Tagesablauf, wenn ich in einem festen Projekt stecke:

Ich stehe normalerweise morgens um circa 5:30 Uhr auf und bin zwischen 6:00 Uhr und 7:00 Uhr an meinem Schreibtisch. Dann beginne ich mit Routineaufgaben, die noch keine großen Gehirnleistungen erfordern. Meine Leistungsfähigkeit ist ungefähr zwischen 8:00 und 11:30 Uhr am höchsten. In dieser Zeit erledige ich alle Aufgaben, die eine hohe Konzentration erfordern. Von 11:30 Uhr bis 12:00 Uhr bearbeite ich meistens noch ein paar E-Mails und um 12:00 Uhr ist Mittag angesagt. Von 13:00 bis 14:00 Uhr erledige ich dann normalerweise noch ein paar leichtere Aufgaben, um mich dann von 14 bis 17:00 Uhr den restlichen Aufgaben zu widmen.

 Dieser Tagesablauf entspricht wahrscheinlich jemandem, der sich eher in einem Angestelltenverhältnis befindet.

Wenn ich mich in meiner projektfreien Zeit praktisch nur im Homeoffice befinde, sieht mein Tagesablauf ähnlich aus, obwohl ich dann natürlich etwas freier in meiner Tageseinteilung bin.

 Priorität

Bei den Prioritäten geht es darum, für dich zu entscheiden, welche Aufgaben dir wirklich wichtig sind. Als Entscheidungshilfe für das, was für dich das Wichtigste ist, gibt dir GTD zwei zusätzliche Modelle an die Hand.

 2. Modell: 3 Schritte für die Einschätzung deiner täglichen Arbeit

Wenn du jemandem sagst, „ich arbeite gerade“, dann bist du im Allgemeinen mit einer der drei folgenden Tätigkeiten beschäftigt:

• vorbestimmte Arbeiten erledigen
• ad hoc-Arbeiten erledigen
• Arbeit planen

 Vorbestimmte Arbeiten erledigen

Wenn du vorbestimmte Arbeiten erledigst, dann arbeitest du die einzelnen Tasks, beziehungsweise die „Nächsten Schritte“ deiner Projekte auf deiner To-Do-Liste ab. Diese Vorgehensweise ist sehr produktiv, weil du dir ja bereits im Vorfeld Gedanken über die Aufgaben gemacht hast.

 Ad hoc-Arbeiten erledigen

Mit Ad-hoc arbeiten ist gemeint, dass du alles erledigst, was dir gerade in die Finger kommt.

Das kann zum Beispiel sein:

• eine E-Mail beantworten, die grade reingeflattert kam
• dem Chef Rede und Antwort stehen, der plötzlich unaufgefordert  neben deinem Schreibtisch auftaucht
• den Anruf eines Kunden entgegennehmen und die Fragen des Kunden sofort beantworten

 Jeden Tag bekommen wir es überraschend mit neuen Problemen und Anforderung zu tun, die wir nicht einplanen konnten. Diese Ad-hoc Aufgaben halten uns davon ab, unsere To-Do-Liste wie geplant abzuarbeiten. Es gilt, die ungeplanten Aufgaben möglichst zu minimieren, bzw. in unserer To-Do-Liste aufzunehmen, und erst später zu erledigen. Als Stichwort wäre hier wieder „ als Block abarbeiten“ zu nennen.

 Arbeit planen

Die dritte Tätigkeit, mit der du gerade beschäftigt sein könntest, wäre die Arbeit zu planen. D.h. du gehst deine Eingangskörbe durch wie z. B.:

• deine Eingangskörbe für Dokumente
• deine Inbox für E-Mails
• oder die Post-Its, die dir jemand an deinen Schreibtisch geheftet hat

und übernimmst anschließend alles in eine To-Do-Liste. Dann versiehst du die neuen Aufgaben wieder mit Kontext und Priorität. Je mehr Aufgaben du planst und je weniger Ad- hoc- Aufgaben du übernimmst, desto mehr Freiheit und Selbstbestimmtheit wirst du über deine Zeit gewinnen.

 Das letzte Modell, welches dir GTD als Entscheidungshilfe an die Hand gibt ist das Modell der 6 Ebenen für den Cross-Check des eigenen Handelns im Hinblick auf deine Ziele.

 3. Modell: 6 Ebenen für den Cross-Check des eigenen Handelns in Hinblick auf deine Ziele

• 15000 Meter + x: Deine Lebensziele
• 12000 Meter: Deine Ziele für 3-5 Jahre
• 9000 Meter: Deine Ziele für 1-2 Jahre
• 6000 Meter: Deine Verantwortungsbereiche
• 3000 Meter: Deine offenen Projekte
• Startbahn: Dein aktuelles Handeln

 Vielen von uns geht es täglich so, dass wird zwar den ganzen Tag beschäftigt, aber nicht wirklich produktiv sind.

Produktiv bin ich nur, wenn ich mittel-und langfristig meinen Zielen näher komme.

Das ist zumindest meine Definition von Produktivität.

 Machen wir ein Gedankenexperiment

Stell dir vor, du sitzt in einem Flugzeug, welches gerade über die Startbahn rollt und auf seine Freigabe wartet.

 Startbahn: Dein aktuelles Handeln

Die Stadtbahn ist vergleichbar mit deinem aktuellen Handeln. Hiermit sind all´ die täglichen Arbeiten gemeint, mit denen du beschäftigt bist. Wie zum Beispiel:

• E-Mails beantworten
• Telefonanrufe erledigen
• Reportings erstellen

So sitzt du an deinem Schreibtisch, erledigst deine Aufgaben, aber dir fehlt der große Überblick.

Wenn du im Flieger sitzt, schränken die vielen Sitzreihen und die kleinen Fenster deinen Blick in erheblich sein. Ähnlich ist es mit den vielen kleinen Aufgaben, die jeden Tag zu erledigen sind. Sie schränken deinen Blick auf das große Ganze erheblich ein.

 3000 Meter: Deine offenen Projekte

Das Flugzeug hat mittlerweile abgehoben und wir befinden uns auf 3000 m Höhe. Jetzt hast du schon etwas mehr Überblick gewonnen. Zwar siehst du nicht mehr so viele Details, dafür hast du jetzt deine Projekte besser im Blick. Du siehst jetzt, wie weit jedes einzelne Projekt fortgeschritten ist und was pro Projekt noch zu tun ist. Es ist nie verkehrt, ein wenig auf Abstand zu gehen, um einen neuen Blickwinkel zu erhalten.

Manchmal sehen Dinge mit einem gewissen Abstand ganz anders aus. Ein Ferienhotel in dem Prospekt eines Reiseanbieters hat möglicherweise wunderbare Hochglanz Fotos vom Strand und dem Palmenhain, von dem es angeblich umgeben ist. Wenn du dasselbe Hotel über Google Earth besuchst, stellst du aber möglicherweise fest, dass der Strand in Wahrheit 1 km entfernt ist und das Hotel nicht von Palmen, sondern von Bausünden aus den 70er Jahren umgeben ist.

 6000 Meter: Deine Verantwortungsbereiche

Steigen wir nun in unserem Gedankenexperiment mit dem Flieger auf 6000 Meter. Das ist die Höhe, die David Allen als „Verantwortungsbereiche“ bezeichnet. Dieser Begriff ist meiner Meinung nach nicht ganz griffig. Grob unterscheiden kann man hier die Verantwortungsbereiche im Beruf und im Privatleben. Im Beruf gilt es, bestimmte Standards, Gesetze und Verpflichtungen einzuhalten, die deine berufliche Rolle mit sich bringt. Dies kann z.B. Fortbildung sein, die du machen möchtest oder musst. Auch im Privatleben werden bestimmte Erwartungen in Bezug auf:

• Familie
• Verein
• Gesundheit
• Erholung
• Finanzen usw.

an dich gestellt.

9000 Meter: Deine Ziele für 1-2 Jahre

Wir steigen nun auf 9000 m und schauen uns deine Ziele für die nächsten ein bis zwei Jahre an. Bei mir ist es zum Beispiel so, dass ich Fortbildungen und Urlaube meistens 12 bis 15 Monate im voraus plane. Diese beiden Dinge sind mir so wichtig geworden, dass ich alles andere drum herum drapiere. In der Anfangszeit meiner Selbstständigkeit war ich nicht besonders zuversichtlich, was meine Auftragslage anging. So habe ich den Fehler gemacht, in den ersten beiden Jahren auf Urlaub zu verzichten und war danach ziemlich platt. Ich hatte mir geschworen, dass mir das kein zweites Mal passiert und erkannt, dass Urlaub für meine Gesundheit sehr wichtig ist. Ähnlich halte ich es mit meinen Fortbildungen. Da Fort- und Weiterbildung meistens an Termine geknüpft sind, buche ich die Seminare, an denen ich unbedingt teilnehmen möchte, schon sehr frühzeitig.

  12000 Meter: Deine Ziele für 3-5 Jahre

Weiter geht’s nun auf 12.000 m. Kennst du die Frage von Bewerbungsgesprächen? Wo sehen Sie sich in fünf Jahren? Ich muss zugeben, früher konnte ich mit der Frage überhaupt nichts anfangen, aber auch hier gab es einen Lernprozess. Zugegeben, meine Liste ist nicht besonders lang, was die Punkte für diesen Zeitraum angeht, aber es gibt schon das ein oder andere, was sich für diesen Zeitraum in meiner Bucket-List befindet. Und einiges davon habe ich in der Vergangenheit auch schon abgehakt. So habe ich zum Beispiel vor circa drei Jahren mit dem Enduro-Fahren begonnen, was ich vorher lange Zeit vor mir her geschoben habe. Auf der gemeinsamen Bucket-List von meiner Frau und mir stand lange Zeit „eine Kreuzfahrt nach Spitzbergen.“ Auch diesen Wunsch haben wir uns mittlerweile erfüllt, sogar schon zwei Mal. Du hast bestimmt auch ein paar Dinge, von denen du sagst „möchte ich irgendwann mal machen“. Erfahrungsgemäß wird es meistens nichts.

Mein Tipp für dich:

 Schreib´ es auf und plane es zu einem konkreten Termin. Dann wird´s auch was.

 Häufig schieben wir so lange unsere Wünschen vor uns her, bis wir plötzlich keine Zeit mehr haben, sie uns zu erfüllen. Und so manches Mal merkt man erst dann, dass auch die eigene Zeit endlich ist, wenn jemand in deinem nahen persönlichen Umfeld, sei es Freundeskreis oder Familie, plötzlich und unvermutet stirbt.

 Wenn nicht jetzt, wann dann!

  15000 Meter + x: Deine Lebensziele

Nun steigen wir ein letztes Mal hoch in unserem Flieger. Es geht auf 15.000 m. Auf dieser Höhe bietet sich der Gesamtüberblick über dein Leben.

• was für Lebensziele und Visionen hast du?
• was soll man später über dich sagen?
• was möchtest du der Welt hinterlassen?
• was möchtest du in deinem Leben noch erreichen?

 Das alles sind Fragen, die du nur für dich selbst beantworten kannst. Und es kann sich durchaus lohnen, sich darüber ein paar Gedanken zu machen.

 Ich habe für mich festgestellt, dass ich einigen Abstand brauche, um mir Gedanken über die höheren Ebenen zu machen. Meist nutze ich dafür die Zeit in einem Auslandsurlaub, weil ich dann nicht mehr im täglichen Alltagstrott eingespannt bin und durch den Ortswechsel sogar den physischen Abstand zur Arbeit habe.

 Den Entschluss, diesen Blog zu starten, habe ich während eines Urlaubes auf der Dachterrasse unseres Hotels auf der Blumen-Insel Madeira gefasst. Dort hatte ich nicht nur den Überblick über das Meer und die wunderschöne Küste, sondern auch über das, was ich in den nächsten 3-5 Jahren machen möchte.

 Bei mir ist es meistens so, dass ich grundlegende, lebensentscheidende Veränderungen in meinem Urlaub beschließe. Je größer die Tragweite der Entscheidung, desto mehr Zeit nehme ich mir.

Meine Prioritäten setze ich so, dass ich Aufgaben vorrangig behandle, die mich meinen mittel- und langfristigen Zielen näher bringen.